Il licenziamento può significare un taglio profondo per le persone interessate. Condurre i colloqui di licenziamento è un atto di equilibrio. Trovare il giusto equilibrio tra apertura personale e dialogo professionale non è un compito facile. Questo articolo mette in evidenza le strategie di successo per le risorse umane e i manager per tenere conto degli aspetti umani e mantenere una cultura aziendale caratterizzata dall'umanità.
Una preparazione accurata rimane di importanza fondamentale.
Da un lato, le cessazioni richiedono un alto grado di professionalità e certezza per comunicare l'imminente separazione in modo obiettivo e chiaro. Dall'altro lato, sono necessarie sensibilità ed empatia: una cessazione può significare un taglio profondo per la persona interessata. Una preparazione accurata è quindi essenziale.
Un approccio empatico garantisce che si tenga conto anche degli aspetti umani e che si mantenga una cultura aziendale caratterizzata da umanità.
Anche la preparazione emotiva personale è particolarmente importante. Per garantire la necessaria sicurezza in situazioni difficili nel contesto di un licenziamento, è essenziale una preparazione completa per i colloqui di licenziamento. Ciò può significare prendere appunti in anticipo su ogni argomento di discussione per non perdere il filo nel momento cruciale. È inoltre consigliabile chiarire in anticipo il proprio margine di manovra e considerare quale forma potrebbe assumere l'eventuale sostegno alle persone interessate.
Riconoscere le proprie emozioni
È utile riconoscere e accettare consapevolmente le proprie emozioni, come l'ansia o i sensi di colpa. Ciò consente di controllare più consapevolmente le proprie reazioni durante il colloquio e rafforza la capacità di autoregolazione. Ciò si rivela particolarmente importante nei colloqui critici di fine rapporto, per evitare di essere involontariamente influenzati o addirittura irritati dalle dinamiche emotive dell'intervistatore.
Fermarsi consapevolmente prima della conversazione e riflettere brevemente può avere un effetto rafforzativo. Come mi sento in questo momento? Quali sentimenti o sensazioni sto provando? Alcune persone trovano utile anche respirare consapevolmente, approfondire la respirazione e prestare particolare attenzione ad allungare l'espirazione. Questo semplice esercizio può ridurre lo stress. Questa tecnica può anche aiutare a centrarsi più volte durante la conversazione e ad affrontare la situazione con più calma.
Coltivare l'empatia
Dovete mettervi nei panni della persona interessata e capire che un licenziamento è molto più di un semplice cambiamento di carriera. Un licenziamento è un evento drastico che può avere un impatto profondo sul benessere personale e sulla situazione di vita della persona interessata. È importante tenere presente che una notizia del genere è spesso accompagnata da sentimenti di stress, incertezza e forse anche paura. È importante non solo riconoscere questi aspetti emotivi, ma anche tenerne conto nella comunicazione e nel comportamento durante la conversazione e rivolgersi all'interlocutore con empatia. Mostrare un'autentica comprensione per la situazione delle persone colpite e creare un'atmosfera di rispetto e attenzione: questo è ciò che è prezioso in questi momenti difficili ed è apprezzato dalle persone colpite.
Eppure: ricordare che un licenziamento si basa su decisioni aziendali e non ha un significato personale può aiutare a mantenere una distanza professionale, a gestire la situazione in modo obiettivo ed equilibrato e a rispettare allo stesso tempo la dignità delle persone coinvolte.
Prendere sul serio le reazioni delle persone colpite e riconoscerle.
Una parte importante della preparazione consiste anche nell'immaginare le possibili reazioni delle persone colpite e nel considerare come potreste e vorreste rispondere. La perdita del posto di lavoro può evocare emozioni forti, che devono trovare uno spazio adeguato nella conversazione. Le diverse reazioni emotive, come l'aggressività, il dolore, il ritiro, l'allontanamento o la negazione, richiedono approcci specifici. I modelli di reazione più comuni sono i seguenti:
Aggressività/AttaccoQuesta reazione si manifesta con un comportamento aperto e aggressivo, accompagnato da un aumento della tensione muscolare e della rumorosità. La rabbia è spesso diretta contro qualcosa o qualcuno. In questa situazione è fondamentale non discutere, ma ascoltare. La de-escalation può essere ottenuta dando alle persone la sensazione di essere comprese, riconoscendo e dando un nome alle loro emozioni.
Lutto/VinoUn'altra reazione forte può essere la tristezza o il pianto. Vedere qualcuno triste o piangere non è facile, nemmeno per i professionisti. La tentazione di dire parole di conforto come "non è così grave" o "andrà tutto bene" è grande. Tuttavia, queste parole raramente corrispondono alla realtà che l'altra persona sta vivendo e quindi raramente vengono percepite come utili. Anche in questo caso può essere più sensato fare una pausa e dare spazio all'emozione. Consegnare un fazzoletto è un gesto non verbale di sostegno che la maggior parte delle persone accetta volentieri.
Difensiva/ritirataL'altra persona tace o si blocca e non risponde più quando le si parla. Questa può essere una reazione specifica allo stress e la persona colpita può essere in stato di shock. Le persone in stato di shock raramente sono in grado di assorbire ed elaborare le informazioni. In questo caso, può essere utile dare all'altra persona il tempo di elaborare i propri sentimenti. A seconda della situazione, può essere utile anche organizzare una persona di fiducia che accompagni la persona colpita a casa.
Allontanamento/rifiutoL'interlocutore mostra uno scarso coinvolgimento personale e non agisce in modo adeguato alla situazione. È consigliabile utilizzare domande aperte per coinvolgere l'interlocutore e valutare quanto abbia compreso la situazione.
L'annullamento come business/negoziatore: La persona che ha terminato il colloquio cerca di sfruttarlo per massimizzare il proprio vantaggio economico. Definendo chiaramente in anticipo qual è il vostro quadro di negoziazione, potete affermare con fermezza i vostri limiti anche durante il colloquio e comunicare con la necessaria chiarezza.
Se durante le conversazioni si verificano forti reazioni emotive che rendono difficile o addirittura impossibile continuare la conversazione in modo strutturato, è utile chiedere all'interlocutore se si sente in grado di continuare la conversazione o se desidera continuarla in un altro momento. Questo non solo dimostra rispetto riconoscendo la realtà attuale dell'interlocutore, ma permette anche di passare delicatamente dal livello emotivo a quello fattuale senza che l'interlocutore si senta ignorato da voi.
Riconoscere e rispondere con sensibilità alle diverse reazioni emotive è quindi importante per preservare la dignità delle persone colpite e mantenere un'atmosfera rispettosa nelle situazioni difficili.
Padroneggiare conversazioni complesse in un contesto professionale è un'arte che si può imparare. I corsi di formazione regolari, come i seminari pratici con giochi di ruolo, sono l'ideale per questo scopo. Esercitandosi in scenari simulati, i partecipanti possono imparare a gestire lo stress e a controllare meglio le proprie reazioni. La formazione pratica e il feedback aiutano ad acquisire fiducia, in modo che le conversazioni difficili possano essere condotte con maggiore compostezza e aplomb.
Conclusione
Condurre i colloqui di fine rapporto è un compito impegnativo. Richiede il giusto equilibrio tra la necessaria professionalità e il vero tatto. Da un lato, le cose devono essere affrontate in modo chiaro e senza ambiguità, ma dall'altro non bisogna mai dimenticare che dall'altra parte c'è una persona con dei sentimenti. In questo caso è utile una preparazione accurata. Non si tratta solo di pianificare il corso della conversazione e di prendere appunti, ma anche di prepararsi all'aspetto emotivo della conversazione.
È importante rendersi conto che il proprio stato emotivo è altrettanto importante quanto la capacità di rispondere in modo appropriato alle possibili reazioni dell'altra persona. Che si tratti di rabbia, tristezza o shock, ognuna di queste reazioni richiede una particolare empatia e una risposta adeguata.
L'obiettivo generale è quello di condurre il dialogo in modo tale che sia le persone coinvolte che l'azienda escano dalla situazione con rispetto e dignità. Non si tratta solo di mantenere la professionalità, ma anche di promuovere una cultura aziendale positiva e solidale anche nei momenti più difficili.
Articolo di Michael Hasler per il numero di marzo 2024 della newsletter HR-Profi.
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