Le licenciement peut représenter un profond bouleversement pour les personnes concernées. La conduite d'un entretien de licenciement est un acte d'équilibre. Trouver le bon équilibre entre ouverture personnelle et conduite professionnelle de l'entretien n'est pas une tâche facile. Cet article met en lumière des stratégies de réussite pour les RH et les cadres afin de prendre en compte les aspects humains et de maintenir une culture d'entreprise empreinte d'humanité.
Une préparation minutieuse reste essentielle.
Les licenciements exigent d'une part un grand professionnalisme et une grande assurance afin de communiquer objectivement et clairement la séparation à venir. D'autre part, il faut faire preuve de tact et d'empathie - un licenciement peut signifier un profond bouleversement pour la personne concernée. Une préparation minutieuse est donc indispensable.
Une approche empathique garantit que les aspects humains sont également pris en compte et qu'une culture d'entreprise empreinte d'humanité est maintenue.
La préparation émotionnelle personnelle revêt également une importance particulière. Afin de garantir l'assurance nécessaire dans des situations difficiles dans le cadre d'un licenciement, une préparation complète des entretiens de licenciement est indispensable. Cela peut impliquer de prendre des notes à l'avance sur chaque sujet de discussion afin de ne pas perdre le fil au moment décisif. En outre, il est conseillé de clarifier à l'avance sa propre marge de manœuvre et de réfléchir à la forme que pourrait prendre un éventuel soutien pour les personnes concernées.
Reconnaître ses propres émotions
Il est utile de prendre conscience de ses propres émotions, comme l'inquiétude ou le sentiment de culpabilité, et de les accepter. Cela permet de gérer plus consciemment ses propres réactions lors de l'entretien et renforce la capacité d'autorégulation. Cela s'avère particulièrement important lors d'entretiens de licenciement critiques, afin de ne pas être involontairement influencé ou même irrité par la dynamique émotionnelle de l'interlocuteur.
Avant l'entretien, s'arrêter consciemment et réfléchir brièvement peut avoir un effet fortifiant. Comment est-ce que je me sens à ce moment-là ? Quels sont les sentiments ou les sensations que je perçois chez moi ? Certaines personnes trouvent également utile de respirer consciemment, d'approfondir la respiration et de veiller en particulier à prolonger l'expiration. Ce simple exercice permet de réduire le stress. Cette technique peut également être utile pendant l'entretien, pour se recentrer sans cesse et affronter la situation avec plus de calme.
Cultiver l'empathie
Il faut prendre le temps de se mettre à la place de la personne concernée et se rendre compte qu'un licenciement représente bien plus qu'un simple changement professionnel. Un licenciement est un événement marquant qui peut avoir des répercussions profondes sur le bien-être personnel et la situation de vie de la personne concernée. Il ne faut pas oublier qu'une telle nouvelle est souvent accompagnée de sentiments tels que le stress, l'incertitude et peut-être même la peur. Il est important non seulement de reconnaître ces aspects émotionnels, mais aussi d'en tenir compte dans la communication et le comportement pendant l'entretien et de faire preuve d'empathie envers l'autre personne. Faire preuve d'une véritable compréhension pour la situation des personnes concernées et créer une atmosphère de respect et de sollicitude - voilà ce qui est inestimable dans des moments aussi difficiles et ce qui est apprécié par les personnes concernées.
Et pourtant, se rappeler qu'un licenciement est basé sur des décisions de l'entreprise et n'est pas personnel peut aider à garder une distance professionnelle, à gérer la situation de manière objective et équilibrée tout en respectant la dignité des personnes concernées.
Prendre au sérieux et percevoir les réactions des personnes concernées
Une partie importante de la préparation consiste également à imaginer les réactions possibles des personnes concernées et à réfléchir à la manière dont on pourrait et voudrait y répondre. La perte d'un emploi peut susciter de fortes émotions, qui doivent trouver une place appropriée dans l'entretien. Différentes réactions émotionnelles telles que l'agressivité, la tristesse, le repli sur soi, l'éloignement ou le déni nécessitent des approches spécifiques. Les modèles de réaction qui apparaissent fréquemment sont notamment les suivants :
Agression/attaqueCette réaction se manifeste par un comportement ouvert et agressif, accompagné d'une tension musculaire et d'un volume sonore accrus. La colère est souvent dirigée contre quelque chose ou quelqu'un. Dans cette situation, il est crucial de ne pas argumenter sur le fond, mais d'écouter. La désescalade peut se faire en donnant aux personnes le sentiment d'être comprises, en reconnaissant et en nommant leurs émotions.
Deuil/PleursUne autre réaction forte peut être la tristesse ou les pleurs. Voir quelqu'un triste ou en pleurs n'est pas facile, même pour les professionnels. La tentation est grande de prononcer des mots de réconfort comme "ce n'est pas si grave" ou "ça va s'arranger". Cependant, ces mots correspondent rarement à la réalité vécue par l'autre personne et sont donc rarement perçus comme utiles. Là encore, il peut être plus judicieux de faire une pause et de laisser place à l'émotion. Tendre un mouchoir est un geste de soutien non verbal que la plupart des gens acceptent volontiers.
Défensif/retraitL'interlocuteur se tait ou se fige, ne réagit plus lorsqu'on lui parle. Il peut s'agir d'une réaction spécifique au stress et la personne concernée peut être en état de choc. En état de choc, les personnes sont rarement en mesure d'assimiler et de traiter les informations. Dans ce cas également, il peut être judicieux de laisser à l'autre le temps d'assimiler ses sentiments. Selon la situation, l'organisation d'une personne de confiance qui accompagne la personne concernée à son domicile peut également être un soutien.
Distance/dénégationL'interlocuteur se montre peu concerné et n'agit pas de manière adaptée à la situation. Dans ce cas, il est conseillé d'impliquer l'autre par des questions ouvertes et d'évaluer dans quelle mesure la personne a compris la situation.
Licenciement en tant que transaction/négociation : La personne licenciée essaie de profiter de l'entretien pour maximiser ses avantages financiers. En définissant clairement à l'avance quel est votre cadre de négociation, vous pouvez également montrer vos limites avec fermeté lors de l'entretien et communiquer avec la clarté nécessaire.
Si, lors d'une conversation, vous vous heurtez à de fortes réactions émotionnelles qui rendent difficile, voire impossible, la poursuite structurée de l'entretien, il est utile de demander à votre interlocuteur s'il se sent capable de poursuivre la conversation ou s'il souhaite la poursuivre à un autre moment. Cela montre non seulement du respect en reconnaissant la réalité actuelle de votre interlocuteur, mais vous permet également de passer en douceur du niveau émotionnel au niveau factuel, sans que votre interlocuteur se sente ignoré par vous.
Il est donc important de reconnaître et de réagir avec empathie à des réactions émotionnelles variées afin de préserver la dignité des personnes concernées et de maintenir une atmosphère respectueuse dans des situations de défi.
La maîtrise des entretiens complexes dans le contexte professionnel est un art qui s'apprend. Des formations régulières, telles que des séminaires pratiques avec des jeux de rôle, sont idéales pour cela. En s'exerçant dans des scénarios simulés, les participants peuvent apprendre à gérer le stress et à mieux contrôler leurs réactions. L'entraînement pratique et le feedback aident à gagner en assurance, de sorte que les entretiens difficiles peuvent être menés avec plus de calme et de souveraineté.
Conclusion
La conduite d'un entretien de licenciement est une tâche exigeante. Il faut trouver le juste équilibre entre le professionnalisme nécessaire et le véritable tact. D'une part, il faut aborder les choses de manière claire et précise, mais d'autre part, il ne faut jamais oublier qu'en face, il y a une personne avec des sentiments. Une préparation minutieuse est utile à cet égard. Il ne s'agit pas seulement de planifier le déroulement de l'entretien et de prendre des notes, mais aussi de se préparer soi-même à l'aspect émotionnel de l'entretien.
Il est important d'être conscient que son propre état émotionnel est tout aussi pertinent que sa capacité à répondre de manière appropriée aux éventuelles réactions de son interlocuteur. Qu'il s'agisse de colère, de tristesse ou de choc, chacune de ces réactions nécessite une empathie particulière et une réponse adéquate.
L'objectif global est de mener l'entretien de manière à ce que tant les personnes concernées que l'entreprise sortent de la situation avec respect et dignité. Il ne s'agit pas seulement de préserver le professionnalisme, mais aussi de promouvoir une culture d'entreprise positive et de soutien, même dans les moments les plus difficiles.
Article de Michael Hasler pour l'édition de mars 2024 de la newsletter HR-Profi.
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